Shinhan Store Help Center

Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, có cần báo với cơ quan thuế không?

Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, HKD vẫn phải đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế trước khi sử dụng để đảm bảo hợp lệ.

Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh băn khoăn liệu có cần báo cáo hay làm thủ tục gì với cơ quan thuế hay không. Thực tế, dù báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã được bãi bỏ, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế trước khi sử dụng. Trong bài viết này, Shinhan Store sẽ giúp bạn hiểu rõ các thủ tục cần thực hiện và cách chuyển đổi đúng quy định.

Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, có cần báo với cơ quan thuế không?

Có. HKD bắt buộc phải đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn điện tử.

Dù không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như trước, nhưng doanh nghiệp vẫn phải gửi thông báo phát hành, mẫu hóa đơn và một số hồ sơ liên quan.

Các thủ tục cần thực hiện khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

  • HKD cần ban hành quyết định áp dụng HĐĐT.
  • Gửi quyết định này cho cơ quan thuế qua:
    • Cổng thông tin của cơ quan thuế, hoặc
    • Văn bản giấy.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thông báo phải bao gồm:

  • Loại hóa đơn
  • Mẫu số, ký hiệu
  • Ngày bắt đầu sử dụng
  • Số lượng hóa đơn

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử mẫu

  • Ký số hóa đơn mẫu
  • Gửi cho cơ quan thuế để được kiểm tra và chấp thuận.

Bước 4: Thông báo thay đổi thông tin (nếu có)

Các thay đổi cần báo:

  • Địa chỉ kinh doanh
  • Thông tin hóa đơn
  • Thông báo phát hành hóa đơn

Các lưu ý khi chuyển sang hóa đơn điện tử

  • Ngừng sử dụng hóa đơn giấy cũ

Khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký HĐĐT, mọi hóa đơn giấy chưa dùng phải ngừng sử dụng ngay.

  • Trường hợp phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã:
    • Nếu HKD đang dùng HĐĐT không mã nhưng được đánh giá rủi ro cao, phải chuyển sang HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Tuân thủ đúng thủ tục đăng ký

  • Đây là điều kiện để hóa đơn được coi là hợp pháp
  • Tránh bị phạt hoặc bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, minh bạch hơn và tuân thủ đúng xu hướng quản lý thuế hiện đại. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận, HKD bắt buộc phải đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế trước khi sử dụng. Thực hiện đúng thủ tục từ đầu sẽ giúp HKD tránh rủi ro pháp lý và vận hành hóa đơn thuận lợi về lâu dài.